Fälten i formuläret
Ange antalet personer och hur många timmar var och en arbetar, så får du den totala arbetsinsatsen i mantimmar. Måttet används i projektkalkyler, offerter och uppföljning, och det är utgångspunkten för att räkna både kostnad och kapacitetsbehov.
Vad standardvärdena ger
Ta värdena den öppnar med:
- Antal personer: 14
- Timmar per person: 165
Räkneexempel med startvärdena
14 personer som arbetar 165 timmar var ger 2 310 mantimmar. Med en timkostnad på 420 kr motsvarar det knappt 970 000 kr i arbetskostnad - och etthundrasextiofem timmar är ungefär en normal arbetsmånad enligt svensk schablon.
Mantimmar är inte kalendertid
Tvåtusen mantimmar kan utföras av en person under ett år eller av tio personer på en månad, men bara i teorin. Beroenden mellan uppgifter, tillgång till utrustning och behovet av samordning gör att verkligheten sällan följer den enkla divisionen.
Fler personer ger avtagande effekt Varje ny person i ett team ökar antalet kommunikationsvägar mer än proportionellt, och nya medlemmar kräver dessutom upplärning av dem som redan arbetar. Att lägga till folk i ett försenat projekt kan därför försena det ytterligare - en välkänd observation från projektledning.
Räkna om till kostnad
Multiplicera mantimmarna med en korrekt timkostnad som inkluderar lön, arbetsgivaravgifter, semesterlön och pension. Vår kalkylator för arbetskostnad gör det steget, och det är där de flesta projektbudgetar går fel - genom att räkna med bruttolön i stället.
Debiterbar tid är inte all tid I ett konsultprojekt är det bara de mantimmar som faktiskt faktureras som ger intäkt. Möten, resor och intern administration förbrukar timmar utan att synas på fakturan, och den skillnaden bör vara inräknad i offerten från början.
Använd det i säkerhetsstatistik
Olycksfallsfrekvens räknas per antal arbetade timmar, i Sverige normalt per miljon timmar. Mantimmarna är alltså nämnaren i det måttet, och ett korrekt underlag där är en förutsättning för att kunna jämföra arbetsplatser eller år med varandra.
Planera med marginal
Sjukfrånvaro, semester och oförutsedda uppgifter gör att den tillgängliga tiden alltid understiger den teoretiska. En rimlig planeringsmarginal är att räkna med klart färre timmar per person och månad än schablonen anger - annars spricker tidplanen redan innan arbetet börjat.
Följ upp mot utfallet Jämför planerade mantimmar med verkliga när projektet är klart. Organisationer som gör det systematiskt blir märkbart bättre på att uppskatta, och det är den förmågan - snarare än enskilda kalkyler - som med tiden avgör om projekt håller sina budgetar.
Vanliga misstag
Att dela mantimmar rakt av på antalet personer för att få ledtid, att räkna med full arbetstid som produktiv, och att använda bruttolön som timkostnad. Alla tre gör att både tidplan och budget blir för optimistiska från start.
Räkna tre tal i varje offert
Mantimmar, timkostnad och kalendertid. De hänger ihop men mäter olika saker - och att blanda ihop dem är den vanligaste orsaken till att ett projekt ser billigare ut än det blir. Skriv ut alla tre i offerten, så vet både du och kunden vad som utlovats i pengar och vad som utlovats i tid. De två förväxlas i nästan varje projekt som spricker, och att skriva ut dem separat kostar ingenting.