Vad du behöver veta först
Ange antalet gäster och den beräknade kostnaden per gäst, så ser du vad festen kostar. Anledningen till att just den här multiplikationen är viktigast är enkel: gästantalet påverkar fler poster samtidigt än något annat val du gör under hela planeringen.
Siffrorna i exemplet
Med standardinställningarna:
- Antal gäster: 120 kr
- Kostnad per gäst: 1 400
Räkneexempel med startvärdena
120 gäster à 1 400 kr ger 168 000 kr för mat, dryck och lokal. Stryker du tjugo gäster sjunker summan med 28 000 kr - vilket i praktiken är mer än de flesta lyckas spara genom att förhandla ner priser på allt annat tillsammans.
Rörliga och fasta kostnader
Kostnaden per gäst är rörlig: mat, dryck, servis, kanske stolar och bordsdukning. Fotograf, klänning, kostym, ringar, musik och vigsel är fasta och ändras inte med antalet gäster. Dela upp budgeten i de två kategorierna, så blir det tydligt var besparingar faktiskt går att göra.
Gästlistan är den enda stora spaken Ett bröllop för sextio gäster kostar ungefär hälften av ett för hundratjugo, medan valet av leverantör sällan flyttar mer än några procent. Det är obekvämt men matematiskt entydigt - och att inse det tidigt gör hela planeringen lugnare, eftersom du slipper förhandla om poster som ändå inte avgör totalen.
Dryck är den mest underskattade posten
Alkohol står ofta för en betydande del av kostnaden per gäst och varierar enormt beroende på upplägg. Fri bar hela kvällen, begränsat antal glas eller egen dryck med korkavgift är tre helt olika kalkyler - fråga alltid lokalen vad som är tillåtet innan du budgeterar posten.
Lägg in en buffert på tio procent Oförutsedda poster dyker upp i varje bröllopsplanering: extra gäster, tillägg från leverantörer, transport, dekor som växer. En buffert motsvarande en tiondel av budgeten gör att sådant hanteras utan att något annat behöver strykas i sista stund.
Räkna per person, inte per post
När du jämför två lokaler eller cateringföretag: dela offerten med antalet gäster. Ett fast pris och ett per person blir jämförbara först då, och skillnader i vad som ingår - servis, personal, städning - syns betydligt tydligare när allt uttrycks i samma enhet.
Vardagar och lågsäsong Lördagar i högsommar är dyrast. En fredag, en söndag eller ett datum utanför säsongen kan sänka lokalhyra och leverantörspriser påtagligt för exakt samma fest. För många par är det den enda besparing som varken syns eller känns för gästerna.
Vad kostar egentligen ett bröllop?
Spannet är enormt och medeltal säger lite, eftersom de blandar femtio gäster i en trädgård med tvåhundra på slott. Sätt i stället din egen ram först och anpassa festen till den - det är den ordningen som gör att budgeten håller.
Vanliga misstag Att bjuda in fler och hoppas att kostnaden per gäst går ner, att glömma momsen i offerter till privatpersoner, och att budgetera utan buffert. Alla tre leder till samma slut: att de sista veckorna handlar om pengar i stället för om festen.
Börja i totalen
Bestäm vad ni vill lägga totalt, dra av de fasta posterna och dela resten på kostnaden per gäst. Då får du antalet gäster ni har råd med - och det beslutet är betydligt enklare att fatta i lugn och ro i början än under press i slutskedet.